Privacy- en cookieverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Dreebro VOF, aanbieder van het softwareproduct Ordamo, is gevestigd aan Van Walbeeckstraat 102-1, 1058 CZ Amsterdam en staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 95678972.

Dreebro heeft twee verschillende privacyrollen:

• Verwerkingsverantwoordelijke: Dreebro bepaalt zelf het doel en de middelen voor onder meer registratie, accountbeveiliging, contractbeheer, facturatie, servicecommunicatie en eigen productbeveiliging.
• Verwerker: voor vergaderingen, documenten, verzoeken, stemmingen, feedback en andere inhoud die een klant in Ordamo beheert, verwerkt Dreebro persoonsgegevens in opdracht van die klant. De klant is dan de verwerkingsverantwoordelijke. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

Privacyvragen kunnen naar [email protected]. Dreebro heeft op dit moment geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen.

2. Wanneer Dreebro verwerkingsverantwoordelijke is

2.1 Aanvraag, registratie en contract

Wij verwerken naam, zakelijk e-mailadres, organisatie, organisatietype, KvK-nummer, functie of rol, telefoonnummer indien opgegeven, en correspondentie.

• Doel: een aanvraag behandelen, een proefaccount of contract tot stand brengen en de klantrelatie beheren.
• Grondslag: uitvoering van een overeenkomst of stappen op verzoek vóór het sluiten daarvan. Voor zakelijke contactpersonen die niet zelf contractspartij zijn baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met hun organisatie uit te voeren.
• Bewaartermijn: gedurende de klantrelatie en daarna maximaal 5 jaar voor contractuele bewijsvoering. Een aanvraag die niet tot een klantrelatie leidt, verwijderen wij uiterlijk 12 maanden na het laatste contact, tenzij een langere termijn nodig is voor een geschil.

2.2 Account, authenticatie en toegang

Wij verwerken naam, e-mailadres, profielafbeelding, taal, rol, lidmaatschappen, e-mailverificatie, wachtwoordhash, passkey-public key en apparaatgegevens, tweefactorinstellingen, SSO-identificatoren, sessietoken, IP-adres, user-agent, inlogtijdstippen en acceptatietijdstippen van juridische documenten. Geheime authenticatiemiddelen worden niet als leesbaar wachtwoord opgeslagen.

• Doel: accounts aanmaken, identiteit controleren, toegang beveiligen, rollen toepassen en misbruik voorkomen.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij veilige dienstverlening.
• Bewaartermijn: zolang het account bestaat en daarna maximaal 30 dagen voor verwijdering uit actieve systemen. Sessies verlopen standaard na 3 uur. Beveiligings- en authenticatielogs bewaren wij maximaal 12 maanden, of langer als dat noodzakelijk is voor onderzoek naar een concreet incident of rechtsvordering.

Accounts kunnen ook ontstaan na een uitnodiging door een klant of via de SSO-identiteitsprovider van een klant. In dat geval ontvangen wij de accountgegevens van die klant of identiteitsprovider.

2.3 Abonnement en financiële administratie

Wij verwerken organisatienaam, contact- en factuuradres, factuure-mailadres, KvK- en btw-gegevens, gekozen abonnement, bedragen, betaalstatus en Moneybird-referenties. Volledige bank- of betaalgegevens worden door de betaal- en facturatiedienst verwerkt en niet als zodanig in Ordamo opgeslagen.

• Doel: abonnementen, facturen, betalingen, klantportaal en financiële administratie beheren.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en wettelijke fiscale verplichtingen.
• Bewaartermijn: de fiscale administratie wordt in beginsel 7 jaar bewaard.

2.4 Servicecommunicatie en e-mail

Wij gebruiken naam, e-mailadres, taal, rol en relevante gebeurtenisinformatie voor accountverificatie, uitnodigingen, wachtwoordherstel, tweefactorcodes, vergader- en taakmeldingen, verzoekupdates en andere noodzakelijke serviceberichten.

• Doel: de aangevraagde dienst leveren en gebruikers over relevante activiteiten informeren.
• Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang bij betrouwbare servicecommunicatie.
• Bewaartermijn: verzendwachtrijen worden na succesvolle verzending verwijderd. Mislukte berichten worden voor herstel maximaal 7 dagen in de dead-letter-wachtrij bewaard. Zakelijke correspondentie bewaren wij maximaal 2 jaar na afhandeling, tenzij die onderdeel is van de contract- of fiscale administratie.

2.5 Productfeedback

Als een gebruiker feedback instuurt, verwerken wij de feedbacktekst, de betreffende pagina, account- en organisatieverwijzing en het tijdstip.

• Doel: feedback behandelen en Ordamo verbeteren.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij productverbetering en beantwoording.
• Bewaartermijn: tot 12 maanden nadat de feedback is opgelost, tenzij de gebruiker eerder om verwijdering vraagt of de feedback nodig is voor een lopend geschil.

Een externe chatmelding bevat alleen dat nieuwe feedback is ontvangen en geen naam, e-mailadres, feedbacktekst of pagina-inhoud.

2.6 Referralpartners en korting

Als een bezoeker zich registreert via een partnerlink van een trainingsbureau of andere referralpartner, verwerken wij de referralparameter uit die link, de partnerverwijzing, registratiedatum, account- en organisatieverwijzing, toegepaste korting en de gegevens die nodig zijn om de affiliatevergoeding te berekenen en administreren. Ordamo gebruikt hiervoor geen referralcookie.

• Doel: de herkomst van de aanmelding vaststellen, de aangeboden klantkorting toepassen, de partnervergoeding berekenen, fraude of dubbele attributie voorkomen en de financiële administratie voeren.
• Grondslag: stappen op verzoek vóór en uitvoering van de promotie- en abonnementsovereenkomst, ons gerechtvaardigd belang om de partnerregeling uit te voeren en misbruik te voorkomen, en wettelijke fiscale bewaarplichten voor de uitbetalingsadministratie.
• Bewaartermijn: zonder registratie wordt geen afzonderlijke referralattributie in het klantensysteem bewaard. Na registratie worden gegevens over de referral, toegepaste korting en uitbetaalde vergoeding als onderdeel van de contract- en financiële administratie maximaal 7 jaar bewaard.

De referralpartner ontvangt alleen de informatie die redelijkerwijs nodig is om de attributie en vergoeding te controleren, zoals een referentie, status en berekeningsgrondslag. Dreebro deelt geen Ordamo-klantinhoud met referralpartners. Identificerende klantgegevens worden alleen verstrekt als dit noodzakelijk is, de klant daarover vooraf is geïnformeerd en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

2.7 Kalenderkoppelingen

Een gebruiker kan Ordamo vrijwillig koppelen aan Google Calendar of Microsoft Outlook. Ordamo ontvangt daarbij een OAuth-toegang en bewaart de benodigde tokens versleuteld. Na koppeling stuurt Ordamo de titel, beschrijving, locatie, begin- en eindtijd en Ordamo-link van geselecteerde vergaderingen en openstaande taakdeadlines naar de gekozen kalenderprovider. De koppeling werkt alleen van Ordamo naar de kalenderprovider.

• Doel: de door de gebruiker gekozen vergaderingen en taakdeadlines actueel in diens persoonlijke kalender tonen.
• Grondslag: uitvoering van het verzoek van de gebruiker om de kalenderkoppeling te activeren.
• Bewaartermijn: tokens worden verwijderd wanneer de gebruiker de koppeling verbreekt. Ordamo probeert dan ook de speciale Ordamo-kalender bij de provider te verwijderen.

Google en Microsoft verwerken de gesynchroniseerde kalendergegevens vervolgens volgens de account- en privacyvoorwaarden die de gebruiker met die provider heeft.

2.8 Beveiliging, foutdiagnose en prestaties

Ordamo gebruikt een door Dreebro beheerde Sentry-installatie voor foutdiagnose en prestatiemeting. Daarbij kunnen een technisch gebeurtenis-ID, IP-adres, apparaattype, browser, bezochte route, tijdstip, foutmelding, stacktrace en prestatiegegevens worden verwerkt. De client is ingesteld om niet standaard persoonsgegevens mee te sturen en sessiereplay is uitgeschakeld. Gebruikersinhoud hoort niet bewust in foutmeldingen te worden opgenomen; een incidentele onbedoelde opname kan echter niet volledig worden uitgesloten.

• Doel: storingen opsporen, beveiligingsincidenten onderzoeken en de betrouwbaarheid verbeteren.
• Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende dienst. Wij beperken toegang en opname om de privacy-impact te verkleinen.
• Bewaartermijn: diagnostische gebeurtenissen en traces worden uiterlijk na 90 dagen verwijderd. Gegevens die nodig zijn voor een concreet beveiligingsincident kunnen geïsoleerd maximaal 2 jaar worden bewaard.

Wij gebruiken geen advertentieprofielen en hebben in de onderzochte applicatie geen marketing- of externe webanalyticsdienst aangetroffen.

3. Wanneer Dreebro verwerker is

Een klant bepaalt welke inhoud in Ordamo wordt verwerkt, wie toegang krijgt en voor welke medezeggenschapsdoeleinden de inhoud wordt gebruikt. Dit kan onder meer omvatten:

• vergaderingen, deelnemers, agenda's, notulen, audio-opnamen en transcripties;
• documenten, verzoeken, reacties, opmerkingen, taken en activiteitenlogs;
• onderwerpen, groepen, rollen, zichtbaarheid en samenwerkingsinhoud;
• feedbackrondes, antwoorden, peilingen en AI-analyses;
• verkiezingen, kandidaten, partijen, stemmen en stemopmerkingen;
• persoonsgegevens in vrije tekst en geüploade bestanden;
• afgeleide numerieke embeddings en door AI gegenereerde concepten.

Deze inhoud kan ook bijzondere persoonsgegevens, gegevens over vakbondslidmaatschap, politieke opvattingen, gezondheid of strafrechtelijke gegevens bevatten als een klant die invoert. Dreebro vraagt klanten zulke gegevens alleen te verwerken als dit noodzakelijk en rechtmatig is en passende waarborgen zijn getroffen.

Een instelling als vertrouwelijk, naam verborgen of anonieme feedback beperkt wat gewone gebruikers in de interface zien, maar maakt de gegevens niet noodzakelijk anoniem in de zin van de AVG. De huidige gegevensstructuur kan een stem of feedbackantwoord aan een gebruikers-ID koppelen voor toegangscontrole, bewerken en het voorkomen van dubbele inzendingen. De klant moet dit als persoonsgegevens behandelen en betrokkenen daarover juist informeren.

Vragen over deze klantinhoud moeten in eerste instantie aan de betreffende werkgever, ondernemingsraad of andere organisatie worden gericht. Als wij zo'n verzoek ontvangen, sturen wij het door naar de klant, tenzij Dreebro wettelijk zelf moet handelen.

4. AI en transcriptie

Een organisatiebeheerder kan AI uitschakelen of een eigen provider kiezen. Als AI is ingeschakeld:

1. Semantisch zoeken: tekst uit onder meer documenten, vergaderingen, onderwerpen, verzoeken en feedbackrondes kan automatisch naar de ingestelde AI-provider worden gestuurd om een numerieke embedding te maken. De embedding wordt in Ordamo opgeslagen.
2. Tekstgeneratie: prompts en geselecteerde context kunnen naar de ingestelde AI-provider worden gestuurd voor samenvattingen, conceptnotulen of andere tekstsuggesties.
3. Server-side transcriptie: een geüpload audiobestand wordt tijdelijk op de Dreebro-server verwerkt en via het regionale EU-endpoint naar Mistral AI gestuurd. Na verwerking wordt het tijdelijke audiobestand verwijderd; de transcriptie wordt versleuteld in de Ordamo-database opgeslagen.
4. Lokale transcriptie: als de gebruiker lokale transcriptie kiest, draait het model in de browser en wordt de audio niet voor transcriptie naar Dreebro of Mistral gestuurd. Voor het downloaden van het model maakt de browser wel rechtstreeks verbinding met de modelhostingdienst; die ontvangt daarbij technische verbindingsgegevens zoals het IP-adres.
5. Eigen provider: bij een door de klant geconfigureerde OpenAI-compatibele provider worden de geselecteerde gegevens volgens de instructie van de klant naar die provider gestuurd. De klant moet de provider, locatie en privacyvoorwaarden beoordelen.

Dreebro gebruikt Afnemersdata niet om generatieve AI-modellen te trainen. Mistral vermeldt voor zijn API eveneens dat API-invoer niet voor modeltraining wordt gebruikt. AI-uitvoer wordt niet door Dreebro gebruikt om uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar aanmerkelijke gevolgen over personen te nemen.

5. Ontvangers en dienstverleners

Afhankelijk van het gebruik kunnen gegevens worden gedeeld met:

• de klant en bevoegde gebruikers van die klant, volgens de ingestelde rollen en zichtbaarheid;
• Moneybird B.V., voor abonnementen, facturen, betaalstatus en het klantportaal;
• Scaleway SAS, voor objectopslag en platform-AI, embeddings en tekstgeneratie;
• Google LLC of Microsoft Corporation, uitsluitend wanneer een gebruiker vrijwillig de betreffende kalenderkoppeling activeert, voor het opslaan en tonen van de gesynchroniseerde kalenderafspraken;
• Mistral AI SAS, voor server-side audiotranscriptie;
• de trainings- of referralpartner, voor controle en afrekening van een geldige referral, beperkt tot de daarvoor noodzakelijke gegevens;
• Dreebro's beheerde e-mailinfrastructuur, voor noodzakelijke service-e-mails;
• een door de klant gekozen S3- of AI-provider, op instructie van de klant;
• modelhostingdiensten, alleen wanneer een gebruiker vrijwillig het lokale transcriptiemodel downloadt;
• professionele adviseurs, verzekeraars of bevoegde autoriteiten, wanneer dit noodzakelijk of wettelijk verplicht is.

Een actueel overzicht voor verwerkingen in opdracht staat in bijlage 3 van de verwerkersovereenkomst.

6. Locatie en doorgifte buiten de EER

De standaard Ordamo-opslag en platform-AI draaien in de Europese Economische Ruimte. Voor Mistral-transcriptie gebruikt Ordamo het regionale EU-endpoint. Een klant kan zelf een dienst buiten de EER configureren; die keuze geldt als gedocumenteerde instructie en vereist een geldige doorgiftegrondslag.

Als Dreebro voor een eigen verwerking een ontvanger buiten de EER inschakelt, gebeurt dat alleen op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie, waar nodig aangevuld met aanvullende maatregelen. Technische verbindingen met een modelhostingdienst bij lokale transcriptie kunnen buiten de EER uitkomen; daarbij wordt geen audio voor transcriptie verzonden.

Meer informatie over rechtsgebied en internationale overheidsverzoeken staat in het Data Act-overzicht.

7. Beveiliging

Dreebro past risicogebaseerde maatregelen toe, waaronder TLS voor gegevensoverdracht, rol- en organisatiegebonden toegangscontrole, beperkte beheerderstoegang, hashing van wachtwoorden en applicatieversleuteling van geselecteerde gevoelige databasevelden zoals notulen, transcripties en externe providergeheimen. Niet ieder databaseveld is afzonderlijk applicatieversleuteld. Documentopslag is afgescheiden per organisatiecontext of staat in door de klant gekozen opslag.

De hoofdlijnen van de maatregelen staan in bijlage 2 van de verwerkersovereenkomst. Geen enkel systeem is volledig vrij van risico.

8. Cookies en lokale browseropslag

Dit onderdeel gaat over cookies en vergelijkbare technieken die Ordamo op een apparaat opslaat of uitleest, waaronder Local Storage, Session Storage, Cache Storage en IndexedDB. Referralattributie verloopt uitsluitend via een parameter in de aangeklikte partnerlink en gebruikt geen cookie of andere lokale opslag.

8.1 Noodzakelijke authenticatiecookies

Afhankelijk van de productieconfiguratie kan de browser de prefix __Secure- voor onderstaande cookienamen tonen.

better-auth.session_token

• Doel: de gebruiker herkennen en veilig ingelogd houden.
• Inhoud: een willekeurig, ondertekend sessietoken; niet het wachtwoord.
• Duur: maximaal 3 uur; wordt eerder verwijderd bij uitloggen.
• Kenmerken: HttpOnly, Secure, SameSite=None en Partitioned. De cookie is beschikbaar op de voor Ordamo ingestelde subdomeinen.

better-auth.session_data

• Doel: een korte, ondertekende cache van sessie- en accountgegevens om authenticatieverzoeken te beperken.
• Duur: maximaal 5 minuten en wordt tijdens een geldige sessie zo nodig vernieuwd.
• Kenmerken: HttpOnly, Secure, SameSite=None en Partitioned. Als de inhoud te groot is, kan Better Auth deze over genummerde cookiefragmenten verdelen.

Bij SSO, magic links, wachtwoordherstel, tweefactorverificatie, passkeys of andere beveiligde aanmeldstromen kan Better Auth tijdelijke cookies plaatsen voor bijvoorbeeld OAuth-state, PKCE of een eenmalige flow. Deze cookies hebben een korte geldigheidsduur of verdwijnen aan het einde van de browsersessie en bevatten geen leesbaar wachtwoord.

Ordamo gebruikt geen afzonderlijke cookie met de naam better-auth.csrf_token. Bescherming tegen cross-site verzoeken wordt door de authenticatielaag met onder meer origincontroles, ondertekende state en cookie-eigenschappen uitgevoerd.

8.2 Local Storage

Ordamo gebruikt onder meer:

• theme: de gekozen lichte of donkere weergave;
• ordamo:passkey-banner-dismissed: dat de passkeymelding is gesloten;
• voxtral-mode: de keuze voor lokale of server-side transcriptie;
• last_recording_cleanup: wanneer voor het laatst naar oude lokale audio is gezocht;
• ordamo:feedback-draft:<ronde-id>: een conceptantwoord op een feedbackronde, dat persoonsgegevens of gevoelige vrije tekst kan bevatten.

De eerste vier instellingen blijven staan totdat de gebruiker de betreffende instelling of sitegegevens wist. Een feedbackconcept wordt verwijderd na succesvol indienen, wanneer de gebruiker het concept wist of wanneer de browsergegevens worden verwijderd. Local Storage wordt niet automatisch bij ieder verzoek naar Dreebro gestuurd; een concept wordt wel verzonden wanneer de gebruiker het herstelt en indient.

8.3 IndexedDB en lokale audio

De transcriptiefunctie kan audio-opnamen in de IndexedDB-database AudioRecordings op het apparaat bewaren. Per vergadering worden audioblobs, tijdstippen, duur, bron, bestandsgrootte en transcriptiestatus opgeslagen.

• Audio blijft op het apparaat totdat de gebruiker de opname verwijdert.
• Opnamen ouder dan 7 dagen worden voor automatische opschoning geselecteerd wanneer de transcriptiefunctie opnieuw wordt geopend. Als de gebruiker Ordamo niet opnieuw opent, kan de browseropslag langer blijven bestaan.
• Bij lokale transcriptie blijft de audio voor transcriptie op het apparaat.
• Bij server-side transcriptie wordt de door de gebruiker gekozen opname naar Ordamo geüpload.

Omdat audio gevoelige vergaderinginhoud kan bevatten, raden wij aan opnamen na gebruik te verwijderen en geen gedeeld of onbeheerd apparaat te gebruiken.

8.4 Modelcache

Bij lokale transcriptie downloadt de browser een AI-model. De browser of AI-bibliotheek kan modelbestanden in de HTTP-cache of Cache Storage bewaren. Deze bestanden bevatten het model en geen vergaderingaudio of transcriptie.

8.5 Foutmeting en geen tracking

De beheerde Sentry-installatie kan voor de duur van een sessie een technisch gebeurtenis- of tracekenmerk in geheugen of Session Storage verwerken. Sentry Session Replay is uitgeschakeld en de client is ingesteld om niet standaard persoonsgegevens mee te sturen.

Ordamo gebruikt geen advertentie-, affiliate- of cross-site trackingcookies en geen externe marketinganalytics. Als later een niet-noodzakelijke techniek wordt toegevoegd, wordt die niet geactiveerd voordat is beoordeeld of voorafgaande toestemming nodig is.

8.6 Waarom geen cookiebanner?

De authenticatiecookies en functionele lokale opslag zijn nodig om de gevraagde dienst veilig te leveren of hebben uitsluitend een functioneel doel met geen of geringe privacy-impact. De beperkte fout- en prestatiemeting is uitsluitend bedoeld om de kwaliteit en effectiviteit van Ordamo te bewaken en is privacyarm ingericht. Hiervoor is geen voorafgaande toestemming nodig op grond van artikel 11.7a Telecommunicatiewet.

8.7 Zelf beheren of verwijderen

Via de browserinstellingen kan de gebruiker cookies en sitegegevens bekijken of verwijderen. Het blokkeren van noodzakelijke authenticatiecookies maakt inloggen onmogelijk. Het verwijderen van IndexedDB wist lokale audio; het verwijderen van Local Storage wist onder meer thema, conceptantwoorden en transcriptievoorkeur.

9. Uw privacyrechten

Voor verwerkingen waarvoor Dreebro verwerkingsverantwoordelijke is, kunt u verzoeken om:

• inzage en een kopie;
• correctie van onjuiste of aanvulling van onvolledige gegevens;
• verwijdering, als geen bewaarplicht of andere uitzondering geldt;
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid, voor zover wettelijk van toepassing;
• bezwaar tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van toestemming, als een verwerking daarop is gebaseerd.

Stuur uw verzoek naar [email protected]. Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek mogen wij die termijn met maximaal twee maanden verlengen; daarvan krijgt u binnen de eerste maand bericht. Een verzoek is in beginsel kosteloos.

Voor klantinhoud is de betreffende klant verantwoordelijk voor de beslissing op uw verzoek. Dreebro ondersteunt de klant waar de AVG dit vereist.

10. Datalekken

Dreebro onderzoekt en registreert inbreuken in verband met persoonsgegevens. Als Dreebro verwerkingsverantwoordelijke is, melden wij een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer de AVG dit vereist, indien mogelijk binnen 72 uur nadat wij ervan kennis hebben genomen. Betrokkenen worden geïnformeerd als het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor hun rechten en vrijheden oplevert.

Als Dreebro verwerker is, informeren wij de klant zonder onnodige vertraging volgens de verwerkersovereenkomst. De klant beslist dan over meldingen aan toezichthouder en betrokkenen.

11. Klacht

U kunt eerst contact met ons opnemen zodat wij uw klacht kunnen onderzoeken. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, als u in een andere EER-lidstaat woont of werkt, bij de bevoegde toezichthouder daar.

12. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze verklaring aanpassen als de dienst of wetgeving wijzigt. De actuele versie staat op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij betrokken gebruikers of klanten via een passend kanaal.

Dreebro VOF — aanbieder van Ordamo
Van Walbeeckstraat 102-1
1058 CZ Amsterdam
KvK 95678972
btw NL867236747B01
[email protected]